ScanSnap® iX1600
Numériseur polyvalent compatible avec le nuage
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District scolaire catholique d'Edmonton
District scolaire catholique d'Edmonton
Pour rationaliser les services RH, les districts scolaires utilisent souvent des numériseurs ScanSnap pour numériser les documents papier, ce qui réduit le temps et le gaspillage associés aux dossiers papier tout en permettant aux employés de trouver les informations plus rapidement.
L'Edmonton Catholic School District est l'un des districts scolaires qui a finalement opté pour la dématérialisation. Cette grande entreprise est une force éducative majeure dans la province de l'Alberta, avec plus de 33 000 élèves, 87 écoles et environ 3 500 employés. La gestion d'une organisation aussi tentaculaire conduit souvent les administrateurs à rechercher des technologies de l'information susceptibles de rationaliser d'importants processus opérationnels. La ville d'Edmonton souhaitait en particulier trouver des moyens de réduire les volumes importants de paperasserie au sein de son service des ressources humaines. "Notre objectif était d'améliorer l'efficacité de nos procédures de ressources humaines, la précision des documents du personnel et, enfin, de permettre aux employés de consulter leurs dossiers à distance sur le serveur du district scolaire", a déclaré Kathie Tourangeau, directrice du district.
La solution s'est adaptée à l'intégration et à la compatibilité de nos processus existants et nous aide à atteindre nos objectifs, à savoir des dossiers de ressources humaines sans papier et un accès individuel transparent pour les employés afin qu'ils puissent consulter leurs propres dossiers. La technologie nous aide à accroître l'efficacité du département des ressources humaines en réduisant le papier et le temps nécessaire à la recherche d'informations. De plus, nous pouvons être plus respectueux de l'environnement en éliminant les déchets de papier
Compte tenu de la simplicité d'utilisation de la gamme et de ses puissantes capacités de numérisation, les districts scolaires choisissent souvent un numériseur de la série ScanSnap. Edmonton a opté pour un puissant numériseur à haut volume de la série fi pour les opérations de numérisation intensives, ainsi que pour plusieurs numériseurs de bureau ScanSnap utilisés par les employés pour les tâches de numérisation à plus faible volume, rationalisant ainsi le processus de numérisation à tous les niveaux.
En adoptant une technologie de numérisation et un logiciel complémentaire, le district scolaire catholique d'Edmonton était sur la bonne voie pour atteindre son objectif d'éliminer virtuellement les documents papier de ses processus de ressources humaines. La solution a jeté les bases d'un effort plus ambitieux visant à réduire, voire à éliminer, le besoin de documents papier dans les différents services du district scolaire.
Dès que la technologie a été disponible, le service des ressources humaines du district a immédiatement commencé à numériser un énorme arriéré de milliers de documents existants et s'est assuré que tous les nouveaux documents papier étaient immédiatement numérisés, étiquetés avec des informations clés pour les recherches futures et publiés sur le serveur du district scolaire.
“La solution s'est adaptée à l'intégration et à la compatibilité de nos processus existants et nous aide à atteindre nos objectifs, à savoir des dossiers de ressources humaines sans papier et un accès individuel transparent pour les employés afin qu'ils puissent consulter leurs propres dossiers. La technologie nous aide à accroître l'efficacité du département des ressources humaines en réduisant le papier et le temps nécessaire à la recherche d'informations. De plus, nous pouvons être plus respectueux de l'environnement en éliminant les déchets de papier,” a déclaré M. Tourangeau.
Pour de nombreux districts scolaires, les technologies de numérisation constituent une solution à la fois puissante et facile à utiliser qui permet d'éliminer le besoin de documents papier tout en augmentant la capacité des gestionnaires et des employés à trouver rapidement des informations importantes. À Edmonton, Mme Tourangeau a déclaré qu'elle s'attendait à ce que l'utilisation de la technologie se généralise dans l'ensemble du district scolaire.