fi-8190
Numériseur ADD haute performance de nouvelle génération
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MOEITS
MOEITS
MOEITS, la branche informatique de l'un des plus grands syndicats, le Midwest Operating Engineers, Local 150 de l'International Union of Operating Engineers, avait besoin de maîtriser d'énormes quantités de documents papier. La branche a choisi le matériel et les logiciels de numérisation de la série fi pour indexer et stocker les documents. Cette solution a aidé le syndicat à rationaliser ses tâches quotidiennes et à réduire de plusieurs centaines de milliers de dollars ses dépenses budgétaires.
Les syndicats supervisent et gèrent divers programmes destinés aux travailleurs, et il peut être difficile d'assurer le bon déroulement et l'efficacité des opérations. MOEITS, par exemple, était chargé de gérer les systèmes et les processus utilisés par l'un des plus grands syndicats des États-Unis. Dans le cadre de ses fonctions, il supervisait la technologie utilisée pour gérer divers programmes et services offerts par le syndicat, notamment une coopérative de crédit, une pharmacie, des services d'assurance et juridiques, ainsi que les procédures de règlement des griefs.
Comme vous pouvez l'imaginer, ces programmes et services ont généré des millions de documents papier au fil des ans. Cette quantité considérable de documents papier a créé d'importants problèmes opérationnels pour le syndicat, tels que de longs cycles d'approbation des documents, des dossiers papier endommagés par des inondations et un temps excessif consacré par les employés à la recherche et au traitement des documents papier. Par exemple, il fallait en moyenne 4,5 heures pour traiter la paperasse liée à une procédure de grief typique, incluant l’impression, la copie et la distribution des documents papier. En outre, les processus papier ajoutaient aux difficultés liées au respect des lois fédérales et étatiques régissant les pratiques en matière d'assurance, de finance et de travail. Le syndicat devait également supporter des coûts importants en termes de main-d'œuvre et d'investissement pour gérer et stocker les documents papier. MOEITS a décidé de rechercher une technologie capable d'offrir un meilleur moyen de gérer le contenu de l'entreprise.
Le logiciel était capable de relever les défis liés à la numérisation potentielle de millions de documents dans le système. Mais cette solution ne se limite pas à la numérisation, au stockage et à l'architecture informatique.
Elle nous a aidés à créer une solution complète de gestion des flux de documents, qui est la véritable valeur ajoutée de la gestion documentaire. Pour la première fois de ma carrière, j'ai eu le privilège de voir des cadres supérieurs et des employés s'enthousiasmer pour une technologie qui apporte très rapidement une valeur ajoutée quantifiable à l'entreprise.
MOEITS a choisi de déployer une solution de numériseurs et de logiciels série fi qui s'intègre au système de gestion de documents existant du syndicat. D'abord intégrée au service juridique du syndicat, cette solution permet aux employés d'apposer simplement des codes-barres sur les documents, qui sont ensuite lus par le logiciel pendant le processus de numérisation. Les métadonnées générées au cours de ce processus sont utilisées pour accélérer les recherches de données et intégrer les informations au système de planification des ressources d'entreprise de l'organisation. « En quelques semaines, nos stagiaires en droit ont numérisé plus de 80 boîtes de documents papier », a déclaré Ron Borden, directeur exécutif de MOEITS.
Le déploiement de la solution de gestion de contenu de numérisation de la série fi a aidé le syndicat de plusieurs façons. Le syndicat a rapidement obtenu un retour sur investissement substantiel, récupérant son coût en environ quatre mois grâce à des économies importantes en temps et en dépenses d'investissement. Les processus quotidiens ont été considérablement rationalisés grâce à la facilité de recherche des documents indexés. La solution était également facile à utiliser et offrait un système complet de flux de travail documentaire sur lequel le syndicat pouvait compter.
Les économies réalisées par MOEITS grâce à la rationalisation du système se sont élevées à près d'un million de dollars en trois ans.
La solution a aidé le syndicat à rationaliser les processus quotidiens courants, permettant aux employés d'être plus productifs pendant leur journée de travail. « Par exemple, une fois que nous avons pu utiliser le logiciel, nous avons réduit le processus de traitement des griefs à environ 10 minutes par grief, contre environ 4,5 heures auparavant », explique M. Borden. Il a souligné que cette réduction de 96 % du temps consacré à un seul grief se traduisait par des économies substantielles.
« Lorsque vous calculez le coût des salaires et des honoraires d'avocat, par exemple, les gains de temps et d'argent sont considérables », ajoute-t-il. « Tout aussi important, nous sommes en mesure de fournir à nos agents les outils dont ils ont besoin pour traiter très rapidement les griefs et rendre le processus moins pénible pour toutes les personnes concernées. »
M. Borden a souligné qu'il n'avait fallu que 45 minutes, voire moins, pour former les employés à la numérisation des documents et à leur téléchargement dans le système. « Comme l'a fait remarquer l'un de nos utilisateurs, si vous savez utiliser un télécopieur, vous savez utiliser ce système », explique-t-il. Il ajoute que cela contribue à l'un des principaux avantages de la solution : le fait qu'elle offre une solution complète pour la gestion des documents papier du syndicat.