Tarter, Krinsky & Drogin

Basé à New York, ce cabinet juridique de taille moyenne emploie 75 avocats et autant de personnel de soutien. L'un d'entre eux, Rommell R. Maxwell, administre les systèmes informatiques de Tarter Krinsky & Drogin, qui sont à la base de son important travail juridique. Il est surprenant de constater que Maxwell, en tant que responsable informatique, consacre une grande partie de son temps au traitement des documents papier relatifs à l'activité du cabinet.

"Nous disposons d'une énorme quantité de papier provenant d'affaires juridiques", explique-t-il. Cette prolifération de papier a obligé l'entreprise à trouver un moyen efficace de traiter toute cette paperasse. "Nous avons de plus en plus besoin de numériser [les documents] et de lancer un processus d'archivage et de gestion", a-t-il expliqué, ajoutant que les parties du bureau contenant des numériseurs de documents étaient de plus en plus encombrées par les employés qui tentaient de numériser les dossiers.

Alors que l'organisation utilisait Worldox, un logiciel de gestion de documents et de courriels facile à utiliser, pour alléger la quantité de paperasse, elle ne disposait que de quatre numériseurs qui étaient toujours très sollicités. "Les employés devaient trouver un numériseur qui n'était pas utilisé, puis ils devaient se connecter à un terminal, puis au numériseur lui-même. Ce n'était pas très élégant".

Un autre défaut de ce système était qu'il n'était pas adapté au traitement de différents formats de documents, comme les notes de frais soumises par les avocats. Cela obligeait les employés à coller les reçus sur des feuilles de papier A4 standard, afin de permettre à la machine de les numériser avec succès.

Cette situation n'était pas idéale, mais les choses ont changé lorsque l'entreprise a découvert la série de numériseurs ScanSnap par l'intermédiaire de Worldox et a commencé à déployer progressivement la gamme de numériseurs de documents dans le cloud au sein de l'organisation. Aujourd'hui, une trentaine de numériseurs ScanSnap sont disséminés dans les bureaux de Tarter Krinsky & Drogin, utilisés principalement par les assistants administratifs et les parajuristes. L'impact s'est fait sentir presque immédiatement.

"La productivité de notre personnel a augmenté. Il n'y a plus d'attente à la photocopieuse", explique-t-il, ajoutant que les employés peuvent désormais numériser des documents directement depuis leur bureau plutôt que d'attendre devant un gros scanner de documents et que les avocats n'ont plus besoin de coller des reçus sur du papier ou du carton lorsqu'ils traitent leurs dépenses. En outre, les numériseurs ScanSnap s'intègrent directement au logiciel Worldox que Tarter Krinsky & Drogin utilisait déjà pour faciliter le profilage et le stockage des fichiers numérisés.

"[Le numériseur] est tellement polyvalent. Il numérise tout, des petits reçus de taxi jaune aux factures et à tout le reste. Testaments et documents. Contrats signés. Cartes de visite. Ce processus est utile aux avocats, qui peuvent importer des contacts directement dans Evernote après une conférence", explique M. Maxwell.

Au-delà de l'amélioration de la productivité, l'adoption des numériseurs de documents ScanSnap a également permis à Tarter Krinsky & Drogin de réaliser des économies dans d'autres secteurs de l'entreprise.

"Dans trois mois, nous serons en mesure d'éliminer environ 400 ou 500 dollars de nos coûts de stockage", a déclaré M. Maxwell. Cette économie proviendra de l'élimination de certains coûts de stockage de documents hors site, pour lesquels Tarter Krinsky & Drogan paie des tiers pour conserver en toute sécurité des documents statiques pour des raisons d'archivage et de conformité. Ces économies, ajoute-t-il, augmenteront probablement avec le temps.

Et comme Tarter Krinsky & Drogan a numérisé une grande partie de ses documents de travail, il est désormais plus facile de les retrouver dans leur espace de stockage partagé. La satisfaction des clients s'en trouve améliorée.

"Si un client demande un document ou si nous devons produire un document pour le compte d'un client, il n'y a plus de retard dû à l'attente des dossiers. Nous avons un accès beaucoup plus rapide à ces documents. Cela signifie une plus grande efficacité et un meilleur service pour le client", a déclaré M. Maxwell.

L'adoption des unités ScanSnap a également permis de réduire la pression sur le service informatique du cabinet d'avocats, qui doit gérer moins de problèmes liés aux numériseurs. Maxwell a également ajouté que le ScanSnap étant conçu pour être simple à utiliser, le service informatique interne n'a pas eu besoin d'offrir beaucoup de formation aux employés, et les demandes de dépannage sont limitées.

ScanSnap a été un succès massif et avéré pour Tarter Krinsky & Drogan. Il a amélioré l'efficacité de l'organisation et a permis au cabinet d'avocats d'économiser de l'argent sur ses coûts d'exploitation quotidiens, en réduisant son stockage hors site. Il a également permis de réduire la pression sur l'équipe informatique de l'entreprise.

Cet outil est si populaire que certains employés de Tarter Krinsky & Drogan ont acheté leurs propres modèles.

"J'en utilise aussi un à la maison", a admis Maxwell.